PDKS SİSTEMİ SATIN ALIRKEN DİKKAT EDİLECEK KONULAR

•  Öncelikle firmanızın PDKS sisteminden neler beklediğinin belirlenmesi gerekir.

Sadece personelinizin giriş-çıkış saatlerini kontrol etmek ve bu giriş-çıkış saatlerinin raporlanmasını mı istiyorsunuz?  
Ya da bu giriş-çıkışlar baz alınarak ay sonunda bordro basmak mı istiyorsunuz?  

Bordro hesaplamak için kullandığınız bir program var mı? Yok ise maaş hesaplama işlemini PDKS Sisteminin mi yapmasını istiyorsunuz?

Giriş-Çıkışları herhangi bir turnike ya da kapıdan yaptırarak kontrollü giriş mi olsun istiyorsunuz? Personelin sacece bir kısmının, belirli saatler arasında ilgili kapılardan geçmesini mi istiyorsunuz?  

•  Piyasada PDKS sistemi araştırması yaparken mümkün olduğunca fazla sayıda firmadan teklif almaya özen gösterilmelidir.

Böylece kendinize en uygun programı seçme şansınızı arttırmış olursunuz. Aldığınız teklifleri değerlendirirken aşağıdaki unsurları göz önünde bulundurun.
         o Teklifte önerilen PDKS Sistemi hakkında yeterli bilgi var mı?
         o Önerilen sistem, firmanızın beklentilerinin ne kadarını karşılıyor?
         o Önerilen sistem fiyatları arasındaki fark neyden kaynaklanıyor?

  Bir sistemin fiyat değerlendirmesi yapılırken, sadece donanım ve yazılım fiyatları temel alınmamalıdır.  

         o Fiyat teklifi alınırken bu fiyata kullanıcı eğitiminin dahil olup olmadığı,
         o 1 yıl içerisinde yerinde teknik servis hizmetinin olup olmadığı,
         o Yerinde servis ücretli ise bu ücretin ne kadar olduğu,
         o Mevcut muhasebe programı (Eta,Logo,Link vb.) entegrasyonunun fiyata dahil olup olmadığı,
         o Yıl sonu işlemlerinin bitirilip yeni yıla ait hesap açılırken bu işlemin bedelinin fiyata dahil olup olmadığı öğrenilmelidir.

 Böylece sistemin sorunsuz işleyebilmesi için 1 yıl boyunca ödemeniz gereken yaklaşık ücretibelirlemiş olursunuz. 

Garanti süresi sonundaki bakım bedellerinin ve servis ücretinin ne kadar olduğu kesinlikle öğrenilmelidir.

 Bazı tedarikçi firmalar ürün fiyatı belirlerken 1 yıl içerisindeki olası teknik servisgereksinimlerini, yerinde teknik servis hizmetini, eğitim-aktarım gibi hizmetleri fiyat içerisinedahil ederler ve bu işlem için   ek bir ücret talep etmezler . Bazı firmalar ise fiyat tekliflerine sadece donanım ve yazılım maliyetlerini dâhil ederler ve   her yerinde destek talebiniz için   ücret talep ederler . Bu durumda ilk 1 yılın sonunda, başlangıçta fiyatı düşük olan sistemin kurumunuza maliyeti, başlangıç fiyatı yüksek olan sistemin maliyetini   geçebilir. Bu durum başlangıçta öngörülmediği için sizi sıkıntıya düşürebilir.

•  Firmada kaç teknik servis personeli çalışıyor?

Fiyat farkına neden olabilecek bir diğer unsur ise;  teknik desteğe ihtiyaç duyduğunuzda, ihtiyaç duyduğunuz desteğin size ulaşma süresidir. Diğer bir deyişle kullanıcı ya da sistem hatası bir sorunla karşılaşmanız durumunda ilgili firma sorununuzu ne kadar zamanda çözebiliyor . Tedarikçilerin talebinize hızlı yanıt verebilmesi için, müşteri sayılarıyla orantılı teknik servis personeli istihdam etmeleri gerekmektedir. Haliyle bu, maliyeti arttıran bir unsurdur ve firma bu maliyeti fiyatlarına yansıtmak durumundadır. Teknik desteğe ihtiyacınız olduğu bir durumda, beklediğiniz destek   kabul edilebilir sınırlar içerisinde   gelmiyor ise kurumunuz zor durumda kalacaktır. Hele bu sorunun maaş hesaplama dönemine denk geldiği düşünülürse ciddi bir kriz ile karşı karşıya kalmanız olasıdır.  

Sıkça karşılaşılan bir durum örneği verecek olursak;

Firmanızın satın alma sorumlusu ya da personel sorumlusu olarak yönetim sizden yeni bir PDKS sistemi almanızı veya mevcut sistemi yenilemenizi istedi. Piyasa araştırması yaptınız, firmalardan teklifler aldınız, sistem tanıtım toplantılarına katıldınız ve içlerinden bir sistemi yönetime sundunuz. Yönetim onayladı, sistem kuruldu, ücreti ödendi ve kullanmaya çalışıyorsunuz. Fakat sistemden   istediğiniz verimi   alamıyorsunuz, sürekli   sorunlar çıkıyor , personelin giriş-çıkış   hareketlerini kaçırıyor ,   yanlış hesaplama   yapıyor   veya ihtiyacınız olan ve sistem tanıtımı sırasında size sistemde   olduğunu söyledikleri birtakım özelliklerin olmadığını   fark ettiniz. Sistemin alınmasına ve ücretinin ödenmesine siz onay verdiğiniz için durumu üst yönetime yansıtamıyorsunuz. Yansıtmanız durumunda “Sistemi sen seçtin, onay vermeden önce iyice test etmen gerekirdi, senin hatan, çözümü sen bul! ” gibi bir sözle karşılaşabilirsiniz ve bu durum yönetim nezlindeki imajınızı ve güvenirliğinizi zedeleyebilir. İşin içinden kendiniz çıkmalısınız ama tedarikçi firma sorununuzu çözemiyor veya firmadan yetkili kimseye ulaşamıyorsunuz ya da sorununuzun çözümünü çok ileri bir tarihe erteliyor…

Yukarıda bahsedilen durum senaryo gibi gözükse de, oldukça sık rastlanan bir durumdur ve maalesef bazı tedarikçiler bu durumdan yararlanmayı çok iyi bilmektedirler.  

Böyle bir durumla karşı karşıya kalmamak için diğer bir unsur da ödeme şeklidir.  

Tecrübelerimiz göstermiştir ki, gerek tedarikçi gerek kurumunuz için kabul edilebilecek en mantıklı ödeme şekli; siparişi teyit aşamasında sistem ücretinin %50'lik kısmının ödenmesi, kalan %50'lik kısmının ise, sistem kurulumunun başarılı bir şekilde tamamlanması, kullanıcı eğitiminin ardından   sisteme güveniniz oluştuktan sonra   ödenmesidir. Bu sürenin kurumunuz açısından zahmetsiz ve kısa olmasında en önemli etken, sistem araştırması başlamadan önce, kurumunuzun sistemden   beklentilerinin çıkartılması   ve bu beklentileri firmadan aldığınız sistemin karşılayıp karşılamadığının kontrolüdür.  

•  Firma kaç yıldır bu sektörde, önerilen yazılım kaç yıl önce geliştirmeye başlandı?

Önerilen sistemin sorunsuz ve kapsamlı olmasında en önemli etkenlerden biri de sistemin kaç yıldır geliştirilmekte olduğudur. Bu sürenin 5 yıldan uzun olması sistemin oturmuş ve tüm ihtiyaçları karşılayabilecek durumda olduğunu gösterir.

•  Referansları neler? Referanslar arasında sektör, ölçek ve işleyiş olarak firmanızla aynı düzeyde firmalar var mı?

Tedarikçi referansları mutlak istenmeli ve dikkatlice incelenmelidir. Firma referansları incelenirken   doğruluk testi yapılmalıdır.  

Bir takım firmalar referanslarını yanlış lanse etmektedirler. Örneğin büyük bir otomobil üreticisinin, sadece bir ilçedeki teknik servis merkezini referansları arasına katmışken, referansları arasında ilgili otomobil üreticisinin logosunu kullanmaktan çekinmemektedir. Referanslar arasında ilgili üreticinin logosunun gören kurumunuz, tedarikçinin size sunmuş olduğu sistemin bahsi geçen otomobil fabrikasında kurulu olduğu yanılgısına düşebilir. Bu nedenle referanslar arasında daha önceden aşina olduğunuz ve ilgili tedarikçiyi diğerlerinden öne çıkaran firmalar var ise,   mutlaka   ilgili referans firma aranıp, sistemi kullanıp kullanmadığı, kullandığı süre ve memnuniyeti öğrenilmelidir.  

Referanslar incelenirken, önerilen sistemi   1 yıldan uzun   süre kullanan firmaları dikkate almak ve ilgili firmaları   arayıp teyit almak   daha yerinde bir davranış olacaktır. Sistemin doğru çalışıp çalışmadığı, sistem verileri belirli büyüklüğe ulaştıktan sonra sorun yaşanıp yaşanmadığı, yoğun kullanım dönemlerinde performans kaybına neden olup olmadığı gibi veriler ancak 1 yıllık bir kullanım sonucunda ortaya çıkar.

Bazı firmalar referans sayısı verirken sistem adedi veya firma sayısı değil cihaz referansı göstererek   sayıyı yükseltmeye   çalışmaktadırlar. Örneğin bir PDKS sisteminde 3 turnike, 3 okuyucu cihaz ve 1 program olduğu varsayılırsa; A firması bahsi geçen sistemi referansları arasında 1 referans olarak gösterirken, B firması 3 turnike + 3 okuyucu + 1 program = 7 referans olarak göstermektedirler. Bu bilgiler göz önünde bulundurulunca referans sayılarından ziyade referans gösterilen isimleri önem kazanmalıdır.  

Not : Yukarıda verilen bilgiler, teknik servis ve satış personelimizin tecrübeleri baz alınarak derlenmiştir. Kaynak gösterilmesi koşuluyla kullanımı serbesttir.